Política de Tratamiento de Datos Personales

1. Responsable del Tratamiento

A&D Diseño S.A.S., identificada con NIT 900.489.911-9, con domicilio en Bogotá D.C., Colombia, es responsable del tratamiento de los datos personales que recolecta, almacena, utiliza, actualiza, consulta, transmite, transfiere o, en general, trata en desarrollo de sus actividades. Para cualquier consulta, solicitud, reclamo o ejercicio de los derechos relacionados con datos personales, el Titular podrá comunicarse a: Correo: privacidad@ayddiseno.com Dirección: Calle 74 # 65B-55, oficina 101, Bogotá D.C. Teléfono: +57 300 561 3466

2. Marco normativo

Esta Política se adopta de conformidad con la normativa colombiana aplicable en materia de protección de datos personales, especialmente:

• Constitución Política de Colombia.
• Ley 1581 de 2012.
• Decreto 1377 de 2013, incorporado en el Decreto 1074 de 2015.
• Decreto 1074 de 2015 y las normas que lo modifiquen, adicionen o sustituyan.
• Circulares, instrucciones y doctrina aplicables de la Superintendencia de Industria y Comercio.
• Demás normas que resulten aplicables al tratamiento de datos personales.

3. Alcance

Esta Política aplica al tratamiento de datos personales realizado por A&D Diseño S.A.S. en el desarrollo de sus actividades comerciales, administrativas, contractuales, laborales, de servicio al cliente, marketing, comunicaciones y gestión empresarial. Aplica a los datos personales obtenidos por medios físicos, electrónicos, telefónicos, digitales, presenciales o mediante plataformas de terceros utilizadas por A&D Diseño.

4. Definiciones

Para efectos de esta Política se entenderá por: Dato personal: cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una persona natural determinada o determinable. Titular: persona natural cuyos datos personales son objeto de tratamiento. Tratamiento: cualquier operación sobre datos personales, como recolección, almacenamiento, uso, circulación, consulta, actualización o supresión. Responsable del Tratamiento: persona natural o jurídica que decide sobre la base de datos y/o el tratamiento de los datos personales. Encargado del Tratamiento: persona natural o jurídica que realiza el tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable. Autorización: consentimiento previo, expreso e informado del Titular para realizar el tratamiento de sus datos personales, cuando sea requerido. Consulta: solicitud mediante la cual el Titular solicita conocer los datos personales que reposan sobre él. Reclamo: solicitud relacionada con la corrección, actualización o supresión de datos, o con un presunto incumplimiento de las normas aplicables.

5. Principios aplicables

A&D Diseño tratará los datos personales bajo los principios establecidos en la normativa colombiana, incluyendo:

• Legalidad.
• Finalidad.
• Libertad.
• Veracidad o calidad.
• Transparencia.
• Acceso y circulación restringida.
• Seguridad.
• Confidencialidad.
• Necesidad y proporcionalidad del tratamiento.

A&D procurará que los datos tratados sean pertinentes, adecuados y necesarios para las finalidades informadas.

6. Titulares cuyos datos pueden ser tratados

A&D Diseño podrá tratar datos personales de:

• Clientes y potenciales clientes.
• Contactos de empresas.
• Proveedores y contratistas.
• Aliados comerciales.
• Personas que soliciten información sobre los servicios.
• Personas que se comuniquen con A&D a través de sus canales.
• Personas que participen en actividades comerciales o de marketing.
• Trabajadores, colaboradores y candidatos, cuando corresponda.
• Personas que aparezcan identificablemente en fotografías, videos u otros contenidos suministrados a A&D, cuando exista fundamento jurídico para su tratamiento.

7. Datos personales tratados

Dependiendo de la relación con el Titular y de la finalidad correspondiente, A&D podrá tratar datos como:

• Nombre y apellidos.
• Empresa.
• Cargo o rol.
• Teléfono.
• Celular.
• Correo electrónico.
• Dirección.
• NIT.
• Información relacionada con facturación.
• Información contenida en el RUT u otros documentos empresariales.
• Información necesaria para la relación contractual o comercial.
• Información contenida en comunicaciones, solicitudes, propuestas, reuniones o proyectos.
• Fotografías y videos en los que aparezcan personas identificables.
• Información relacionada con trabajadores y colaboradores, cuando corresponda.

A&D procurará limitar la recolección a la información necesaria para las finalidades correspondientes.

8. Datos sensibles

A&D Diseño no tiene como finalidad ordinaria recolectar datos sensibles. Cuando excepcionalmente se llegare a requerir el tratamiento de datos sensibles, A&D aplicará las reglas especiales previstas por la legislación colombiana y solicitará la autorización correspondiente cuando sea exigible. El Titular no estará obligado a suministrar datos sensibles salvo que exista una obligación legal o una situación expresamente permitida por la normativa.

9. Finalidades del tratamiento

Los datos personales podrán ser tratados para las siguientes finalidades: 9.1. Atención de solicitudes

• Responder solicitudes de información.
• Atender mensajes enviados a través del sitio web.
• Contactar al interesado cuando sea necesario para responder su solicitud.
• Realizar seguimiento a solicitudes comerciales.
• Preparar propuestas, cotizaciones o presentaciones de servicios.

9.2. Relación comercial y contractual

• Gestionar relaciones con clientes.
• Ejecutar contratos y proyectos.
• Prestar los servicios contratados.
• Coordinar reuniones, actividades y entregables.
• Gestionar facturación y pagos.
• Cumplir obligaciones legales, contables, tributarias y administrativas.

9.3. Gestión de proveedores y aliados

• Gestionar relaciones con proveedores, contratistas y aliados.
• Coordinar actividades relacionadas con la prestación de servicios.
• Gestionar documentación necesaria para la relación comercial o contractual.

9.4. Gestión administrativa y laboral Cuando corresponda:

• Administrar información de trabajadores y colaboradores.
• Gestionar obligaciones laborales, contractuales, contables y de seguridad social.
• Administrar documentación física y digital relacionada con la relación laboral o contractual.

9.5. Comunicaciones comerciales Cuando el Titular haya otorgado la autorización correspondiente, A&D podrá enviar:

• Información sobre servicios.
• Novedades.
• Contenidos.
• Invitaciones.
• Información comercial.
• Campañas.
• Comunicaciones relacionadas con los servicios de A&D.

Estas comunicaciones podrán realizarse mediante correo electrónico, WhatsApp u otros canales autorizados. La autorización para recibir comunicaciones comerciales será independiente de la autorización necesaria para atender una solicitud de contacto o prestar un servicio. 9.6. Seguridad y prevención

• Proteger la información.
• Prevenir usos no autorizados.
• Atender incidentes de seguridad.
• Mantener controles sobre el acceso a la información.

9.7. Sitio web y tecnologías digitales A&D podrá tratar información asociada al uso del sitio web mediante cookies, etiquetas, herramientas analíticas u otras tecnologías digitales, de acuerdo con la configuración técnica implementada y las finalidades informadas en la Política de Cookies.

10. Recolección mediante el sitio web

A&D Diseño cuenta con formularios de contacto a través de los cuales pueden solicitarse, entre otros:

• Nombre.
• Correo electrónico.
• Teléfono.
• Empresa.
• Asunto.
• Mensaje.

La información suministrada será utilizada principalmente para atender la solicitud, establecer comunicación y gestionar la relación correspondiente. La implementación de los formularios deberá permitir al Titular consultar esta Política y otorgar la autorización correspondiente cuando sea necesaria.

11. Autorización del Titular

Cuando la ley lo requiera, A&D solicitará al Titular una autorización previa, expresa e informada para el tratamiento de sus datos personales. La autorización podrá obtenerse por medios físicos, electrónicos, digitales, telefónicos u otros mecanismos que permitan demostrar razonablemente su otorgamiento. Los mecanismos de autorización deberán permitir conservar evidencia de la autorización obtenida, incluyendo, cuando sea técnicamente posible, la fecha, finalidad, canal y contenido de la autorización.

12. Comunicaciones comerciales

A&D podrá realizar comunicaciones comerciales cuando cuente con la autorización correspondiente o cuando exista otra base jurídica que permita legalmente la comunicación. La autorización para comunicaciones comerciales será independiente de la autorización para atender una solicitud de contacto. El Titular podrá solicitar en cualquier momento el cese de las comunicaciones comerciales. Los mensajes comerciales enviados por medios electrónicos deberán incluir, cuando corresponda, un mecanismo razonable para solicitar la no recepción de futuras comunicaciones.

13. Fuentes de información

A&D puede obtener datos personales a través de:

• Formularios del sitio web.
• Correo electrónico.
• WhatsApp.
• Llamadas telefónicas.
• Reuniones.
• Referidos.
• LinkedIn.
• Instagram.
• Otros canales digitales.
• Relaciones comerciales y contractuales.
• Información suministrada directamente por el Titular.
• Información suministrada por clientes, proveedores o aliados cuando exista fundamento para ello.

Cuando los datos provengan de terceros, A&D procurará que su recolección y entrega se encuentre amparada por una base jurídica válida.

14. Fotografías, videos e imagen de personas

Cuando un cliente, proveedor, aliado u otra persona suministre a A&D fotografías, videos u otros contenidos en los que aparezcan personas identificables, será responsabilidad de quien suministra el material contar previamente con las autorizaciones, permisos o demás fundamentos jurídicos necesarios para su utilización y tratamiento, de acuerdo con la finalidad para la cual el material sea entregado. La entrega del material a A&D no constituye por sí misma prueba de que dichas autorizaciones existan. A&D podrá solicitar al proveedor del material evidencia o confirmación de los permisos correspondientes cuando lo considere necesario. A&D procurará utilizar dichos contenidos de acuerdo con las finalidades para las cuales fueron entregados y con las instrucciones acordadas con el cliente.

15. Encargados y proveedores

A&D podrá utilizar proveedores tecnológicos, administrativos, de comunicación, almacenamiento, alojamiento, marketing, analítica y otras herramientas necesarias para desarrollar sus actividades. Entre las herramientas o servicios que pueden intervenir, según la operación y configuración vigente, se encuentran servicios de:

• Alojamiento web.
• Almacenamiento y gestión documental.
• Correo electrónico.
• Comunicación y mensajería.
• Analítica digital.
• Gestión de etiquetas.
• Marketing y correo masivo.
• Gestión de contenidos.
• Diseño y colaboración.
• Publicidad digital.
• Plataformas tecnológicas y servicios de inteligencia artificial.

Cuando un tercero trate datos personales por cuenta de A&D, A&D procurará establecer las condiciones contractuales y de seguridad correspondientes y verificar las condiciones aplicables al proveedor.

16. Transmisiones y transferencias nacionales o internacionales

Algunos proveedores tecnológicos utilizados por A&D pueden operar infraestructura, servidores o servicios ubicados fuera de Colombia. Cuando el uso de dichos servicios implique una transmisión o transferencia internacional de datos personales, A&D aplicará las reglas colombianas correspondientes y verificará las condiciones jurídicas y contractuales aplicables. No se entenderá que todos los proveedores utilizados por A&D realizan necesariamente una transferencia internacional. Esta circunstancia dependerá de la configuración y condiciones de cada servicio.

17. Seguridad de la información

A&D adopta medidas razonables de carácter técnico, administrativo y organizacional destinadas a proteger los datos personales frente a:

• Acceso no autorizado.
• Pérdida.
• Alteración.
• Divulgación no autorizada.
• Uso indebido.
• Destrucción accidental o ilícita.

El acceso a la información estará limitado según las funciones y necesidades de cada persona. Actualmente, el acceso administrativo al sistema de administración del sitio se encuentra restringido a las dos personas responsables de la administración de A&D.

18. Conservación de los datos

A&D conservará los datos personales durante el tiempo necesario para cumplir las finalidades informadas, atender obligaciones legales o contractuales, resolver eventuales reclamaciones y mantener los registros que legalmente deba conservar. Cuando los datos ya no sean necesarios y no exista obligación legal o contractual de conservarlos, A&D podrá proceder a su eliminación, anonimización o disposición de acuerdo con sus procedimientos internos.

19. Derechos de los Titulares

El Titular podrá:

• Conocer sus datos personales.
• Solicitar actualización.
• Solicitar rectificación.
• Solicitar corrección.
• Solicitar información sobre el uso de sus datos.
• Solicitar prueba de la autorización cuando sea aplicable.
• Solicitar la supresión de sus datos cuando sea legalmente procedente.
• Revocar la autorización cuando ello sea procedente.
• Presentar consultas y reclamos.
• Acceder gratuitamente a sus datos personales en los términos de la legislación aplicable.
• Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio cuando considere que existe una infracción a las normas aplicables.

20. Consultas

El Titular podrá presentar consultas relacionadas con sus datos personales mediante: Correo: privacidad@ayddiseno.com La consulta deberá permitir identificar razonablemente al Titular y especificar la información solicitada. Las consultas serán atendidas dentro del término máximo establecido por la Ley 1581 de 2012, actualmente de diez (10) días hábiles contados a partir de su recepción. Cuando no sea posible atenderla dentro de dicho término, A&D informará los motivos de la demora y la fecha en que será atendida, sin superar el término adicional permitido por la ley.

21. Reclamos

El Titular podrá presentar un reclamo cuando considere que sus datos requieren corrección, actualización o supresión, o cuando considere que A&D ha incumplido las obligaciones aplicables en materia de protección de datos. El reclamo deberá contener, como mínimo:

• Identificación del Titular.
• Descripción de los hechos.
• Dirección o medio para recibir respuesta.
• Documentos que se quieran hacer valer, cuando corresponda.

Si el reclamo está incompleto, A&D solicitará la información necesaria para su corrección dentro del término legal correspondiente. Los reclamos serán atendidos dentro del término máximo establecido por la Ley 1581 de 2012, actualmente de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a su recepción, con posibilidad de extensión en los términos establecidos por la ley.

22. Atención de solicitudes

Las solicitudes relacionadas con datos personales serán atendidas por el responsable designado internamente por A&D. A&D podrá solicitar información adicional cuando resulte necesaria para verificar la identidad del solicitante y proteger la información frente a terceros no autorizados.

23. Niños, niñas y adolescentes

A&D no tiene como finalidad recolectar datos personales de niños, niñas o adolescentes. Cuando excepcionalmente se presente una situación que involucre datos de menores de edad, A&D aplicará las reglas y garantías especiales previstas en la legislación colombiana.

24. Cookies y tecnologías similares

El sitio web de A&D puede utilizar cookies, etiquetas, píxeles u otras tecnologías similares. Estas tecnologías pueden ser utilizadas para:

• Permitir el funcionamiento del sitio.
• Recordar determinadas configuraciones.
• Obtener estadísticas de navegación.
• Analizar el funcionamiento del sitio.
• Medir campañas.
• Realizar actividades de marketing o publicidad cuando sean implementadas.

El uso concreto de estas tecnologías dependerá de la configuración vigente del sitio y de los servicios de terceros que se encuentren activos. A&D mantendrá una Política de Cookies independiente y procurará que la configuración técnica del sitio sea coherente con la información proporcionada a los usuarios. La SIC ha reconocido que las cookies pueden implicar tratamiento de datos personales cuando permiten recolectar información que pueda asociarse con una persona, caso en el cual resultan aplicables las reglas de protección de datos.

25. Actualización de la Política

A&D podrá actualizar esta Política cuando sea necesario por cambios legales, regulatorios, tecnológicos, operativos o en las actividades de tratamiento. La versión vigente será publicada en los canales correspondientes.

26. Vigencia

La presente Política entra en vigencia a partir del 5 de octubre de 2026. A&D Diseño S.A.S. NIT 900.489.911 Calle 74 # 65B-55, oficina 101, Bogotá D.C. privacidad@ayddiseno.com +57 300 561 3466